월요일 오전, 팀 주간회의가 끝났습니다.
회의할 때는 분명 다 알아들었습니다. 열심히 메모도 했고요.
그런데 오후에 다시 펼쳐보니, 이걸 적은 사람이 저라는 사실만 확실합니다.
팀원들에게 회의 결과를 공유해야 하는데, 어디서부터 손을 대야 할지 모르겠습니다.
오늘은 이 메모를 AI와 함께 정리해 보겠습니다.
엉성한 회의 메모부터 보여주기
회의 중에 적어둔 메모입니다.
홈페이지 수정 이번 주까지?
고객 문의 계속 들어옴. FAQ 보완 필요
김 대리님 자료 금요일?
공지문은 다음 주 월요일 올리는 걸로
디자인 수정은 박 과장님 확인
지난주 오류 3건 중 1건 아직
다음 회의 때 다시 확인
적을 때는 나름대로 알아볼 수 있을 거라 생각했습니다.
AI에게 그대로 보여주고 부탁했습니다.
나: “아래는 오늘 팀 회의에서 적은 메모야. 주요 논의사항과 결정된 내용을 구분해서 정리해 줘. 확실하지 않은 내용은 추측하지 말고 표시해 줘.”
AI는 메모를 읽고 내용을 나눠줬습니다.
주요 논의사항
- 홈페이지 수정 일정
- 고객 문의에 따른 FAQ 보완
- 디자인 수정 및 미해결 오류 점검
결정된 사항
- 공지문은 다음 주 월요일 게시 예정
확인이 필요한 사항
- 홈페이지 수정 완료 기한
- 김 대리님 자료 제출 일정
- 미해결 오류 처리 담당자
뒤섞여 있던 내용이 제법 보기 좋아졌습니다.
그런데 아직 팀원들에게 보내기에는 부족합니다.
해야 할 일까지 정리해 보기
회의 결과를 공유하려면 결국 누가 무엇을 해야 하는지가 중요합니다.
이번에는 한 번 더 부탁했습니다.
나: “좋아. 이번에는 팀원들이 바로 확인할 수 있도록 해야 할 일, 담당자, 기한을 표로 만들어 줘. 메모에 없는 정보는 임의로 채우지 마.”
| 해야 할 일 | 담당자 | 기한 |
|---|---|---|
| 홈페이지 수정 완료 | 확인 필요 | 확인 필요 |
| FAQ 보완 | 확인 필요 | 확인 필요 |
| 관련 자료 준비 | 김 대리님 | 확인 필요 |
| 디자인 수정 확인 | 박 과장님 | 확인 필요 |
| 미해결 오류 점검 | 확인 필요 | 확인 필요 |
| 공지문 게시 | 확인 필요 | 다음 주 월요일 |
표를 보니 오히려 새로운 문제가 보입니다.
회의는 한 시간이나 했는데, 정작 담당자와 기한이 빠진 일이 여럿 있습니다.
AI가 일을 덜어주기는커녕 숙제를 찾아냈습니다.
팀원들에게 공유할 내용으로 마무리하기
이제 회의 메모를 다시 살펴보고, 빠진 내용은 회의에 참석했던 팀원들에게 확인했습니다.
홈페이지 수정은 이번 주 금요일까지, FAQ 보완은 이 대리님이 맡기로 했습니다. 미해결 오류는 최 대리님이 다음 회의 전까지 점검하기로 했고요.
다만 김 대리님의 자료 제출일은 아직 확인되지 않았습니다.
확인된 내용을 AI에게 알려주고 마지막으로 부탁했습니다.
나: “방금 확인한 담당자와 기한을 반영하고, 아직 불확실한 부분은 확인 필요로 남겨줘. 팀원들에게 공유할 수 있도록 짧고 명확하게 정리해 줘.”
AI가 만든 공유용 초안은 이렇습니다.
[주간회의 결과 공유]
오늘 회의에서 논의한 주요 사항과 후속 업무를 공유합니다.
1. 주요 사항
- 홈페이지 수정 및 FAQ 보완 진행
- 미해결 오류 1건 점검
- 다음 주 월요일 공지문 게시 예정
2. 후속 업무
| 업무 | 담당자 | 기한 |
|---|---|---|
| 홈페이지 수정 완료 | 확인 필요 | 이번 주 금요일 |
| FAQ 보완 | 이 대리님 | 확인 필요 |
| 디자인 수정 확인 | 박 과장님 | 확인 필요 |
| 미해결 오류 점검 | 최 대리님 | 다음 회의 전 |
| 관련 자료 준비 | 김 대리님 | 확인 필요 |
| 공지문 게시 | 확인 필요 | 다음 주 월요일 |
3. 추가 확인
- 김 대리님 자료 제출일
- 담당자와 기한이 지정되지 않은 업무
확인이 필요한 항목은 팀원들과 확인한 뒤 보완하겠습니다.
처음에는 알아보기 어려운 메모 몇 줄이었습니다.
AI와 몇 번 대화를 나누고 빠진 내용을 확인하니, 팀원들과 공유할 만한 자료가 만들어졌습니다.
물론 마지막 확인은 제가 해야 합니다. 회의에 참석한 건 AI가 아니라 저니까요.
바로 해보기
다음 회의가 끝나면 메모를 예쁘게 정리하려고 애쓰지 말고, 이렇게 시작해 보세요.
이건 오늘 회의에서 급하게 적은 메모야.
주요 논의사항, 결정사항, 해야 할 일을 구분해 줘.
담당자와 기한은 표로 정리하고, 불확실한 내용은 추측하지 말고 ‘확인 필요’로 표시해 줘.
실제 회사 자료를 사용할 때는 고객정보나 내부 기밀 등 민감한 내용이 포함되지 않도록 먼저 확인하는 것이 좋겠습니다.
☕ 파이의 커피 한잔
직장생활을 하다 보면 참 신기한 일이 있습니다.
회의할 때는 다들 고개를 끄덕입니다.
그런데 다음 주에 물어보면 아무도 맡은 사람이 없답니다.
이제 AI 덕분에 범인을 찾기가 조금 쉬워질지도 모르겠습니다.
아, 범인이 아니라 담당자 말입니다. 😅
다음 글: 보고서 초안을 AI와 함께 만드는 순서
이번에는 빈 문서 앞에서 막막해지는 순간, AI와 함께 보고서의 뼈대부터 만들어 보겠습니다.
