보고서를 써야 할 때 가장 어려운 순간이 있습니다.
빈 문서를 열어놓고 제목까지 적었는데, 그다음부터 손이 움직이지 않을 때입니다.
할 말은 머릿속에 제법 많은데, 어디서부터 써야 할지 모르겠습니다.
이번에는 AI와 함께 보고서 초안을 만들어 보겠습니다.
일단 생각부터 꺼내놓기
매주 금요일이면 부서별 실적을 취합하는 직원이 있습니다.
각 부서에서 보내온 엑셀 파일을 열어 숫자를 옮기고 형식을 맞춥니다. 그런데 부서마다 양식이 다르고, 숫자가 맞지 않으면 다시 확인해야 합니다.
매주 반복하는 일인데도 두세 시간이 훌쩍 지나갑니다.
이 업무를 개선하자는 보고서를 써보려고 합니다.
나: “매주 부서별 실적을 엑셀로 받아 수작업으로 취합하고 있어. 양식이 달라 시간이 많이 걸리고 숫자 오류도 생겨. 공통 양식으로 개선하자는 보고서를 쓰려고 하는데, 어떤 내용을 넣으면 좋을까?”
AI는 몇 가지 항목을 제안했습니다.
- 현재 업무 방식
- 반복되는 문제점
- 개선 방안
- 기대효과
- 실행 계획
막연했던 생각에 순서가 생겼습니다.
보고서 뼈대 만들기
이번에는 구조를 잡아달라고 했습니다.
나: “팀장님께 보고할 1~2페이지 분량의 업무 개선 제안서야. 현재 문제와 개선 방법이 잘 드러나도록 간단한 목차를 만들어 줘.”
주간 실적 취합 업무 개선 제안서
- 추진 배경 — 현재 업무와 개선 필요성
- 문제점 — 양식 불일치, 반복 작업, 오류
- 개선 방안 — 공통 양식과 취합 절차
- 기대효과 — 시간 단축과 오류 감소
- 추진 계획 — 시범 운영 후 확대 검토
제법 보고서다운 모습이 나왔습니다.
아직 한 일은 별로 없는데, 벌써 일이 진행된 기분입니다.
물론 목차만 제출할 수는 없겠지요.
초안으로 발전시키기
AI에게 실제 정보를 조금 더 알려줬습니다.
나: “현재 5개 부서의 실적을 매주 취합하고 있고, 평균 2~3시간이 걸려. 공통 엑셀 양식을 만들어 한 달간 시범 운영하려고 해. 이 내용을 반영해 보고서 초안을 작성해 줘. 확인되지 않은 수치나 성과는 만들지 마.”
잠시 후 초안이 나왔습니다.
[주간 실적 취합 업무 개선 제안서]
1. 추진 배경
현재 5개 부서에서 제출하는 주간 실적을 수작업으로 취합하고 있습니다. 부서별 양식 차이로 매주 평균 2~3시간이 소요됩니다.
2. 주요 문제점
- 부서별 양식 불일치
- 반복적인 복사·붙여넣기 작업
- 수작업에 따른 숫자 입력 오류 가능성
3. 개선 방안
- 5개 부서 공통 엑셀 양식 적용
- 제출 항목과 작성 기준 통일
- 한 달간 시범 운영
4. 기대효과
- 실적 취합 시간 단축
- 입력 오류 감소
- 부서별 실적 관리 편의성 향상
5. 추진 계획
공통 양식을 작성하고 부서별 의견을 확인한 뒤 한 달간 시범 운영합니다. 이후 작업 시간과 오류 발생 여부를 비교해 확대 적용을 검토합니다.
처음에는 ‘매주 이 일을 좀 편하게 할 방법이 없을까?’ 하는 생각이었습니다.
AI와 몇 번 대화하니 검토할 만한 보고서 초안이 만들어졌습니다.
이제 공통 양식의 실제 적용 가능성과 부서별 의견을 확인해 내용을 보완하면 됩니다.
바로 해보기
보고서 작성이 막막하다면 이렇게 시작해 보세요.
업무 개선 보고서를 작성하려고 해.
현재 상황과 문제점을 이야기할 테니 먼저 목차를 제안해 줘.
부족한 정보는 질문하고, 확인되지 않은 내용은 만들지 마.
목차를 확인한 다음 초안을 함께 만들어 보자.
회사 내부 자료를 사용할 때는 민감한 정보가 포함되지 않도록 확인하세요.
☕ 파이의 커피 한잔
업무를 줄이자는 보고서를 AI 덕분에 금방 만들었습니다.
팀장님도 마음에 드셨나 봅니다.
“좋네. 다른 부서에도 확대해 봅시다.”
일을 줄이려다 일이 커졌습니다. 😅
다음 글: 이메일 한 통 쓰는 시간을 줄이는 방법
이번에는 AI와 함께 이메일을 빠르고 자연스럽게 작성해 보겠습니다.
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